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Cos'è dunque la Virtual Reception e come funziona?

La Virtual Reception è il primo assistente AI vocale in Italia sviluppato specificamente per il settore sanitario. Il suo ruolo è supportare il personale di segreteria delle strutture sanitarie nella gestione dell'accoglienza dei pazienti. Grazie all'intelligenza artificiale, la Virtual Reception è sempre disponibile a rispondere alle richieste, 24 ore su 24 e 7 giorni su 7, e a supportare i pazienti nel processo di prenotazione, o modifica, di una prestazione in completa autonomia, integrandosi con i principali sistemi di agendazione. La soluzione è omnicanale perché disponibile in più modali

Quindi la Virtual Reception è operativa anche la notte e nei giorni festivi?

Esatto, la Virtual Reception è disponibile 24/7, inclusa la notte e i giorni festivi come la domenica. In questo modo copre tutte le fasce orarie in cui normalmente il personale di segreteria non lavora, aumentando le possibilità di risposta ai pazienti e le opportunità di prenotazione.

Si integra con i gestionali sanitari e i centralini che usiamo già?

Assolutamente sì, la Virtual Reception è progettata per funzionare con i sistemi di terze parti già in uso nelle strutture sanitarie. Tra i gestionali più comuni con cui la nostra tecnologia si integra ci sono Vettore Medical, Doctolib, Bollino IT, Multimedia, DBMedica, Medinformatica, ecc. dove le disponibilità vengono consultate in tempo reale. Tra gli strumenti di telefonia con cui la Virtual Reception funziona ci sono sia centralini tradizionali sia digitali (voip).

Ma le conversazioni vengono tracciate da qualche parte?

Sì, la Virtual Reception include un pannello di controllo completo che permette di monitorare tutte le conversazioni in modo semplice e intuitivo. Attraverso questa dashboard puoi leggere in tempo reale le conversazioni tra l'AI e i pazienti e monitorare i principali KPI come il numero di prenotazioni effettuate, le disdette e altre metriche importanti per la tua struttura. Non si tratta solo di un'interfaccia con reportistica, ma di un vero e proprio sistema di controllo dove gli utenti, sulla base dei loro livelli di accesso, possono gestire le richieste di Call-Me-Back (richiesta di riconta

È possibile personalizzare la Virtual Reception?

Sì, può essere personalizzata in autonomia dal pannello di controllo. Attraverso la dashboard di controllo è possibile sia caricare il database dei contenuti, sulla base dei quali la Virtual Reception fornisce le risposte, sia modificare voce, tono e messaggio di benvenuto dell'AI per renderla il più reale possibile. Tutto ciò può essere cambiato in tempo reale e adattato per ogni sede della struttura sanitaria.

Come la Virtual Reception gestisce le emergenze e le domande che non comprende?

Il sistema è progettato con un meccanismo di sicurezza che garantisce sempre l'intervento umano. L'AI è addestrata a riconoscere le situazioni di emergenza o le richieste complesse, per inoltrare la chiamata a un operatore, che ha due possibilità: intervenire direttamente sulla stessa linea, prendendo in carico la chiamata in tempo reale, oppure richiamare il paziente in un secondo momento attraverso la funzione di Call-Me-Back (richiesta di ricontatto). In quest'ultimo caso, riceve una notifica con la trascrizione completa della richiesta e può ricontattare il paziente; in questo modo nessuna

I dati dei pazienti sono protetti e conformi alle normative di Privacy?

Sì, la nostra soluzione è pienamente conforme al GDPR (General Data Protection Regulation) e all'European Artificial Intelligence Act. L'infrastruttura della Virtual Reception è stata sviluppata seguendo i più elevati standard di sicurezza e privacy, garantendo la protezione dei dati, la massima affidabilità e il rispetto di tutte le normative vigenti in materia.

La Virtual Reception può rispondere a più chiamate contemporaneamente?

Certo che sì. Grazie all'architettura cloud scalabile, la Virtual Reception può gestire un numero illimitato di chiamate simultanee, eliminando completamente code telefoniche, segnali di occupato e tempi di attesa. Questo è particolarmente utile durante i picchi di traffico, come il lunedì mattina, permettendo di rispondere a tutte le richieste senza dover aumentare il personale in base ai momenti di maggiore affluenza.